Documentazione di assunzione e lavoro:
le regole per la consegna e la sottoscrizione digitale

Il processo di digitalizzazione degli adempimenti connessi alla gestione del rapporto di lavoro consente oggi ai datori di lavoro di utilizzare strumenti telematici anche per la consegna e la conservazione della documentazione destinata ai lavoratori.

Su questo tema è intervenuto il Ministero del Lavoro con l’interpello n. 2 del 30 settembre 2026, in risposta a due quesiti formulati dal Consiglio nazionale dell’Ordine dei Consulenti del lavoro, riguardanti la possibilità di assolvere, mediante strumenti digitali, gli obblighi documentali connessi all’instaurazione del rapporto di lavoro.  

La risposta ministeriale introduce una distinzione fondamentale.

Da una parte vi sono i documenti che hanno una funzione esclusivamente informativa e che, quindi, non richiedono al lavoratore alcuna attività compilativa, dichiarativa o di manifestazione di volontà. Dall’altra vi sono i documenti che richiedono una dichiarazione di scienza o una manifestazione di volontà del lavoratore. È proprio questa distinzione che consente di comprendere le diverse caratteristiche che deve possedere una procedura digitale.

Consegna del documento attraverso piattaforma digitale

Con riferimento ai documenti che non richiedono una dichiarazione o una manifestazione di volontà del lavoratore, il Ministero ritiene ammissibile la loro messa a disposizione attraverso un’area riservata di una piattaforma informatica aziendale, accessibile esclusivamente al lavoratore interessato.

Il presupposto è che la normativa, relativa allo specifico documento, non imponga una particolare modalità di consegna.

Non è quindi necessario che il documento venga materialmente consegnato su supporto cartaceo. Ciò che rileva è che il sistema digitale utilizzato sia in grado di garantire al lavoratore l’effettiva disponibilità della documentazione e, soprattutto, che il datore di lavoro sia successivamente in grado di dimostrare di avere correttamente assolto il proprio obbligo.

Il Ministero individua, in particolare, quattro requisiti fondamentali.

Il primo riguarda l’identificazione del lavoratore e la sicurezza del processo di accesso. L’area riservata deve essere accessibile al lavoratore interessato e il sistema deve consentire di verificare che l’utente che accede alla documentazione sia effettivamente il destinatario della stessa.

Il secondo requisito riguarda l’accessibilità e la disponibilità dei documenti. Il lavoratore deve poter non soltanto visualizzare la documentazione, ma anche conservarla e riprodurla. In altri termini, la digitalizzazione non può tradursi in una semplice visualizzazione temporanea del documento: il lavoratore deve poter entrare effettivamente nella disponibilità dello stesso.

Il terzo requisito è rappresentato dall’integrità della documentazione. Il sistema deve garantire che il documento messo a disposizione sia quello effettivamente formato dal datore di lavoro e che non possa essere alterato nel corso del processo.

Infine, deve essere assicurata la tracciabilità. Il sistema deve consentire di dimostrare la data in cui ciascun documento è stato messo a disposizione del lavoratore e, quando previsto dalla disciplina del singolo documento, anche la data della relativa presa visione.

Questo ultimo aspetto assume particolare importanza in caso di eventuali verifiche. Non è, infatti, sufficiente poter dimostrare che un documento era presente nella piattaforma: deve essere possibile ricostruire quando è stato reso disponibile al lavoratore e, ove necessario, quando quest’ultimo ne ha preso visione.

Il Ministero ammette che la procedura possa riguardare contemporaneamente più documenti.

È quindi possibile mettere a disposizione, attraverso un’unica procedura, diversi documenti relativi all’instaurazione del rapporto di lavoro e prevedere anche un’unica conferma riepilogativa di presa visione.

È però necessario che il sistema mantenga una registrazione distinta per ciascun documento, indicando, per ognuno, la data di messa a disposizione e, quando richiesta, la relativa presa visione.

La semplificazione riguarda quindi la modalità con cui il lavoratore interagisce con la piattaforma, ma non può compromettere la possibilità di ricostruire individualmente la storia di ciascun documento.

Chi può gestire la piattaforma?

La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro oppure da un professionista incaricato o da un fornitore di servizi.

La scelta di affidare la gestione a un soggetto esterno non modifica, tuttavia, la posizione del datore di lavoro, che rimane responsabile dell’adempimento dell’obbligo di consegna e del rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

È quindi importante che il rapporto con il fornitore del servizio e le modalità di gestione della piattaforma siano organizzati in modo tale da garantire al datore di lavoro la disponibilità delle evidenze necessarie a dimostrare il corretto assolvimento dell’adempimento.

Cosa accade se la piattaforma non funziona?

La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro oppure da un professionista incaricato o da un fornitore di servizi.

La scelta di affidare la gestione a un soggetto esterno non modifica, tuttavia, la posizione del datore di lavoro, che rimane responsabile dell’adempimento dell’obbligo di consegna e del rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

È quindi importante che il rapporto con il fornitore del servizio e le modalità di gestione della piattaforma siano organizzati in modo tale da garantire al datore di lavoro la disponibilità delle evidenze necessarie a dimostrare il corretto assolvimento dell’adempimento.

PEC e altri strumenti simili

Le medesime garanzie possono essere assicurate anche attraverso strumenti diversi dalla piattaforma aziendale.

Il Ministero richiama espressamente la possibilità di utilizzare la PEC o altri strumenti telematici che consentano di fornire la prova dell’avvenuta consegna.

Il punto centrale, quindi, non è lo specifico strumento utilizzato, ma la sua capacità di garantire le condizioni richieste: identificazione, disponibilità del documento, integrità e tracciabilità della consegna e, quando necessario, della presa visione.

Documenti che necessitano di una manifestazione di volontà del lavoratore

La situazione cambia quando il documento non ha una funzione esclusivamente informativa, ma richiede al lavoratore di rendere una dichiarazione di scienza o una manifestazione di volontà.

In questo caso, infatti, occorre distinguere due momenti diversi: l’identificazione del lavoratore e la sottoscrizione del documento.

Il Ministero chiarisce che strumenti come SPID e CIE possono essere utilizzati per identificare elettronicamente il lavoratore. L’accesso attraverso questi strumenti consente, infatti, di associare, con un adeguato grado di affidabilità, l’operazione al soggetto che accede alla piattaforma.

Ma questo non significa che l’utilizzo di SPID o CIE equivalga automaticamente alla sottoscrizione del documento. Questo è probabilmente il passaggio più importante della risposta ministeriale. L’identificazione del lavoratore non coincide con la sua firma. Pertanto, se il documento deve contenere una dichiarazione del lavoratore, non è sufficiente che quest’ultimo acceda alla piattaforma attraverso SPID o CIE e selezioni, ad esempio, il pulsante “conferma”.

È necessario che il processo informatico adottato sia idoneo a garantire anche la formazione e la sottoscrizione del documento secondo quanto previsto dall’articolo 20 del Codice dell’amministrazione digitale.

Come può essere validamente sottoscritto il documento

Il Ministero individua diverse possibilità. Il documento può essere sottoscritto attraverso una firma digitale, una firma elettronica qualificata oppure una firma elettronica avanzata.

In alternativa, il documento può essere formato attraverso un processo informatico che, previa identificazione del suo autore, garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca del documento al lavoratore.

È proprio in quest’ultima fattispecie che può trovare applicazione una procedura come quella del codice monouso. Ad esempio, il lavoratore può accedere alla piattaforma mediante SPID o CIE, essere quindi identificato dal sistema e, successivamente, esprimere la propria volontà attraverso un codice monouso inviato a un dispositivo nella sua esclusiva disponibilità.

In questo modo, l’identificazione tramite SPID o CIE rappresenta il primo passaggio, mentre il codice monouso costituisce il meccanismo attraverso il quale il lavoratore manifesta concretamente la propria volontà.

Naturalmente, non è sufficiente la semplice presenza del codice monouso. L’intero processo deve essere progettato in modo da rispettare le regole applicabili alla firma elettronica avanzata e deve consentire di conservare le evidenze necessarie a dimostrare l’identificazione del firmatario, la formazione della dichiarazione e l’integrità del documento.

Il Ministero richiama, in questo ambito, anche il Regolamento eIDAS e le relative disposizioni tecniche, nonché le regole previste per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La prova dell’adempimento resta fondamentale

Un ultimo aspetto accomuna le due tipologie di documenti.

Il datore di lavoro deve essere sempre in grado di dimostrare l’effettivo assolvimento dell’adempimento.

L’interpello precisa infatti che, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, dovranno essere conservate evidenze informatiche idonee a dimostrare, a seconda dei casi, l’avvenuta messa a disposizione del documento, la relativa presa visione e, quando richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto che l’ha resa.

La digitalizzazione dell’adempimento non significa quindi semplicemente sostituire la carta con un file PDF.

La procedura deve essere costruita in modo da poter dimostrare chi ha avuto accesso al documento, quale documento è stato messo a disposizione, quando è stato reso disponibile, se è stato preso in visione e, quando necessario, chi ha effettuato la dichiarazione o la sottoscrizione.

In definitiva, l’interpello n. 2/2026 consente un ampio ricorso agli strumenti digitali, ma pone una netta distinzione tra la semplice messa a disposizione di un documento e la formazione di un documento che contiene una dichiarazione del lavoratore.

Nel primo caso, l’elemento centrale è la possibilità di dimostrare una consegna digitale effettiva, sicura, accessibile, integra e tracciabile. Nel secondo, a questi requisiti si aggiunge la necessità di garantire che la dichiarazione sia validamente formata e sia riconducibile in modo certo al lavoratore.

Il principio, quindi, è semplice: più che lo strumento utilizzato, conta la capacità dell’intero processo digitale di garantire la prova dell’adempimento e, quando necessario, dell’effettiva volontà espressa dal lavoratore.

Autore: Dott. Roberto Camera | Esperto in diritto del lavoro

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